Utilisez-vous la webconférence ? De manière optimale ?

Virtual conferenceLa webconférence est souvent mise de côté au profit de l’audioconférence, davantage connue ou jugée plus pratique. Au mieux, elle est la plupart du temps sous-utilisée. Cette semaine, nous réaliserons un zoom sur les avantages de ce mode de réunion et les fonctionnalités qui permettent d’en bénéficier.

Principaux avantages

La webconférence va plus loin que l’audioconférence ou réunion téléphonique (voir l’article Les règles d’or de l’audioconférence

Elle permet de compenser l’absence de langage non verbal par plus d’interactions, grâce à davantage de fonctionnalités.

Sur la plate-forme, il est possible d’y centraliser toutes les informations relatives à une réunion

  • Avant : réduire le nombre d’emails en vue de la préparer, puisque toutes les informations liées sont centralisées sur la plate-forme de la réunion et sont mentionnées dans votre calendrier, quand vous avez accepté d’y participer
  • Pendant : l’organisateur détient une vue d’ensemble, car il peut voir ce qui se passe du côté des participants
  • Et ensuite : il est possible de revenir facilement à toutes les informations liées à la réunion

Bien sûr, ceci suppose de…

Respecter certains usages

Il faut en premier lieu maîtriser un ensemble de pratiques, présentées à l’article Réussir vos réunions à distance : mémo.

A cela, s’ajoute la nécessité d’interagir en anglais, et donc de maîtriser suffisamment cette langue, comme l’indique le billet Participer activement à une réunion à distance en anglais.

Et pour parvenir à ces fins, ceci suppose de…

Connaître les fonctionnalités supplémentaires par rapport à l’audioconférence

  • Avant : il est possible d’envoyer l’ordre du jour dans le corps de l’invitation, de l’intégrer à son calendrier, de donner accès, dans l’interface de la réunion planifiée, à des fichiers à lire/travailler en mode collaboratif
  • Pendant :
    – Vous voyez qui est en ligne/sous silencieux ou pas
    – Vous pouvez utiliser le chat, de personne à personne ou avec tous les participants. Ces derniers peuvent y poser des questions écrites et l’organisateur pourra y répondre ensuite de manière groupée. Idéalement, il est bon d’avoir une autre personne que l’animateur qui puisse récolter les questions et dépanner ceux qui ont des problèmes techniques
    – Vous avez la possibilité de partager votre écran
    – Vous pouvez écrire ou dessiner sur un tableau blanc interactif. Celui-ci est méconnu, alors qu’il est fréquemment inclus.
    – La vidéo est un plus, mais de manière générale, je la déconseillerai pour plus de 4 personnes, car elle est gourmande en bande passante et risque de nuire à la qualité sonore et visuelle. D’ailleurs, si vous avez lancé une réunion avec la vidéo et que le son est mauvais, voire entrecoupé, ou que l’écran partagé est long à rafraîchir (c’est-à-dire qu’il apparait avec un grand décalage), la première chose à faire est de désactiver la vidéo.Il existe des systèmes de vidéo conférence, conçus à cette fin, qui sont bien plus performants, et requièrent un matériel spécifique. Ce thème fera l’objet d’un autre article.
  • Après :
    – Vous pouvez inclure le compte-rendu dans l’interface de la réunion
    – Vos accèderez à l’enregistrement plus facilement

En marge des réunions à distance en ligne, il existe des conférences sur le web, dites webinaires. Or, si le plus souvent ce sont les mêmes outils qui sont utilisés, il importe de bien en distinguer les objectifs et les modalités.

Bien mener un webinaire

En effet, les participants à un webinaire sont souvent plus nombreux. La moyenne est d’une vingtaine de personnes, mais certains logiciels permettent de réunir plusieurs centaines de personnes.

L’objectif premier est de fournir des informations. Aussi, la plupart du temps, l’animateur parle, parfois assisté d’un facilitateur, et les participants sont sous silencieux la majeure partie du temps. Un webinaire peut avoir une vocation commerciale, pour présenter des services, un nouveau projet ou un produit novateur.

Ceci étant dit, il est possible de fournir plus que l’information descendante. Un webinaire peut-être interactif, à condition de bien savoir utiliser l’outil :

  • Pour alterner les temps de mise sous silencieux générale par l’organisateur et ceux durant lesquels les participants ont la liberté de désactiver le silencieux pour prendre la parole
  • Par le biais de quizz, permettant de sonder les participants et de recueillir leurs réponses sous forme statistique
  • En faisant dialoguer deux animateurs et/ou en faisant intervenir le facilitateur régulièrement.

Pour visionner des exemples, vous pouvez vous rendre sur la version en anglais de mon site, sur la page Achievements et vous trouverez deux extraits de webinaires que j’ai coanimés avec mes confrères Jacquelyn Reeves, Joe Kearns et Matthew Hill.

La classe virtuelle

Des outils plus performants, mais proches de la webconférence, permettent d’animer des formations. Ceci dit, sans aller nécessairement dans cette sophistication, il est possible d’animer des webateliers avec un nombre réduit de participants pour une plus grande interaction, avec des outils très simples. J’anime régulièrement des webateliers, pour des interlocuteurs éparpillés en divers pays.

Alors, n’attendez plus pour explorer davantage les possibilités de ce type de plateforme, vos réunions et conférences en seront métamorphosées.

photo sous licence creative commons – auteur : Tony Crider

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