Le manager nomade

Le manager globalOn parle aujourd’hui beaucoup du développement du Home Office, ou télétravail. Ceci étant dit, aux antipodes, le travail nomade a pris toute sa place dans les entreprises depuis bien plus longtemps. Or quelles conséquences a-t-il pour les collaborateurs en général et pour les managers ? Quel style de management choisir dans ces conditions ? Est-il spécifique ?

Avant tout, il faut savoir que l’idée de traiter ce sujet m’est venue lors de mon dernier déplacement, dans l’Eurostar…

Définition

A partir de quand dit-on qu’un collaborateur ou manager est nomade ?

Combien de déplacements effectue-t-il ? A quelle régularité ? Ses séjours loin de chez lui sont de quelle durée ? Les réponses sont diverses. Il peut avoir par exemple à se déplacer une journée pour une réunion ou un rendez-vous commercial, une semaine pour une formation, un ou plusieurs mois pour lancer un nouveau projet. Ce peut-être un déplacement en interne ou en externe, c’est-à-dire au sein de l’entreprise, chez des partenaires, ou chez des clients.

Quel public est concerné ?

Les premiers à ouvrir ce chemin ont été les commerciaux, y compris à l’intérieur d’un même pays. Le phénomène s’est accru et étendu à de nombreux autres métiers au cours des deux dernières décennies avec la mondialisation.

Alors à quel contexte le travail nomade renvoie-t-il ?

Nous avons vu dans l’article Les équipes virtuelles en 3 D qu’il existe différentes formes de collaboration à distance dont les contours sont parfois difficiles à définir.

Le travail nomade est souvent polymorphe, car il pourra concerner :-

  • des collaborateurs qui sont en permanence en déplacement, par exemple un manager qui suit ses commerciaux répartis dans les régions d’un même pays (par exemple en France) ou sur une large zone géographique comme le Moyen-Orient)
  • des collaborateurs qui travaillent tantôt au bureau, tantôt en déplacement, avec une répartition de leur temps de travail différente : plus souvent au bureau ou plus souvent à distance du bureau, pour de plus ou moins longs séjours

Quels sont les impacts du travail nomade pour l’entreprise

Quels sont ses coûts ?

A l’international, dans des secteurs qui ont fortement utilisé l’expatriation, on pense d’abord à la baisse des coûts : mieux vaut faire voyager régulièrement que de financer une expatriation.

Ceci dit, ces voyages ont un coût, ne serait-ce que celui des moyens de transport et de l’hébergement. Or, parfois, une web conférence bien préparée (voir l’article Utilisez-vous la webconférence ? De manière optimale ? et l’article Réussir vos réunions à distance : mémo) sera plus efficace qu’une réunion en face-à-face non préparée. Il faut dans ce cas tenir compte du coût direct du voyage, mais aussi de la frustration, du temps et de l’énergie perdus.

Quels sont les risques ?

Il existe bel et bien un risque de perte ou de vol de matériel bureautique ou de marchandise (par exemple des échantillons pour un commercial ou du matériel pédagogique pour un consultant).
Ceci a un coût : Avez-vous assuré ce matériel en dehors de votre territoire ?
Sans oubier la perte de données critiques et confidentielles pour l’entreprise (CRM, contrats, etc.)

Bien-être au travail

Un facteur entre ici en ligne de compte, les conditions de voyage. Dans un contexte généralisé de baisse des coûts dans les entreprises, le plus souvent, les managers tout comme leurs collaborateurs voyagent en classe économique en avion, ou en seconde classe en train. Le mythe du lounge VIP est parfois même remplacé par les joies du low cost. Or ces conditions peuvent être éprouvantes sur de longues distances et/ou de manière répétée.

Santé

Pour aller plus loin, le sommeil peut être fortement affecté.
Comment dormir en long courrier proche d’un bébé qui pleure parce qu’il a mal aux oreilles ? Comment récupérer du décalage horaire entre deux avions ? Rares sont les salles de repos dans les aéroports, accessibles sans carte de fidélité ni miles.

Par ailleurs, sans aller forcément jusqu’à l’actualité ouest-africaine, n’oublions pas que certains pays peuvent davantage exposer à des épidémies ou des maladies. Quelle est la couverture santé/assurance rapatriement de vos collaborateurs en déplacement ? Et la vôtre ?

Le stress

Les retards d’avion et de train sont fréquents et il ne faut pas manquer sa correspondance. Cela paraît du bon sens de prévoir quand c’est possible des marges de manœuvre, mais il n’en est pas toujours question lorsqu’il s’agit de prendre un billet le moins cher possible.

Equilibre vie professionnelle/vie privée

Autre élément, le nombre d’heures de travail est difficile à quantifier.
Le travail peut être effectué dans l’avion, le train, à l’aéroport, à l’hôtel
Ce peut être un véritable casse-tête pour les responsables RH d’essayer de les tracer. Et à cela s’ajoute le nombre d’heures de déplacement. Le tout résultant en un temps passé loin des siens et/ou de son chez soi.

Quelles compensations l’entreprise peut-elle proposer à ces managers ?

Des compensations financières et/ou des journées de récupération, pourquoi pas des moments de « respiration » comme un week-end sur place pour visiter ? L’aller et retour avec pour seule vision celle de l’hôtel, puis de la salle de réunion/formation aveugle et celle de l’aéroport peut-être bien frustrante.

D’ailleurs, est-il possible de travailler efficacement pendant les temps de déplacement ? Ou bien est-ce un leurre ? Il peut être difficile de se concentrer et la fatigue peut entraîner le manque de recul.

Comment peut-on communiquer avec ses collaborateurs ? 

Dans ces circonstances, la plupart d’entre nous avons tendance à préférer l’email, parfait pour la confidentialité et en cas de bruit, et de préférence sur un smartphone. Or n’oublions pas le style télégraphique et froid de l’email rédigé sur ce support. N’est-il pas préférable d’attendre un moment plus favorable et de résister au sentiment d’urgence ?

Peut-être est-ce l’occasion d’utiliser le chat ? Aussi bien du côté du manager en déplacement, que du collaborateur qui a une question à poser ou demande une validation. Le chat ne donne pas de sentiment d’intrusion, l’interpellé se sent moins obligé de répondre immédiatement que de décrocher le téléphone et proposera plus facilement un autre moment s’il le juge judicieux (voir l’article La messagerie instantanée au travail : pour ou contre ? et l’article Technologie et communication à distance : les pièges de l’email).

L’avantage du chat est aussi qu’il peut-être asynchrone. Rappelons que la wi-fi est aléatoire et encore de faible qualité dans la majorité des aéroports (à l’exception des lounges).

Et pour le manager ? Quelles spécificités liées au « nomadisme » ?

Comment et quand suivre ses troupes en cours de voyage ?

Faut-il répondre dans la file d’attente ou à la cafétéria d’un aéroport, ou pire, au volant de sa voiture quand on sent un besoin d’un collaborateur et qu’on ne pense pas trouver d’autre créneau ?

Comment les collaborateurs peuvent-ils le prendre ? Si certains seront ravis et se sentiront soutenus : « il trouve du temps pour moi », d’autres pourront se sentir déconsidérés : « il ne peut pas m’écouter vraiment dans ces conditions ».

Et quand contacter nos collaborateurs ? N’ont-ils pas des rendez-vous ou des réunions importantes, pendant lesquelles il vaut mieux ne pas les déranger, même à l’heure de la pause ?

Et sur place, une fois arrivés, les journées sont souvent intenses pour « profiter » des contacts en face à face. Ces journées peuvent finir tard pour « rattraper ses mails » et commencer tôt pour avoir une réunion avec son équipe restée au bureau (ou l’inverse), en tenant compte du décalage horaire.

En effet, les attentes sont souvent fortes de part et d’autre. Lorsqu’un manager visite une partie de son équipe à distance une fois par an, les collaborateurs en question s’attendent à une forte et longue présence au bureau mais également le soir, pour faire du teambuilding. Quant aux collaborateurs habituellement à proximité, ils ne veulent pas se sentir abandonnés.

Alors, quel style de management adopter ?

De toute évidence, un management collaboratif s’impose, et ce à différents niveaux :

    • dans les relations hiérarchiques :

      La délégation est indispensable, car il est impossible de suivre pas à pas tout ce qui se passe sur les autres sites. Ceci va de pair avec la confiance (voir l’article Comment contrôler son équipe à distance).

      Pour éviter les déceptions, il est recommandé de rappeler à ses collaborateurs les moments où l’on est disponible et ceux où on ne l’est pas, afin de diminuer les attentes.

    • dans le fonctionnement organisationnel :

      Le travail sur fichiers partagés est incontournable. Il suppose une connexion de haute qualité des serveurs et une sécurisation élevée.

Les réunions doivent être d’une efficacité irréprochable. Il faut que les participants voyageurs ou l’organisateur puissent se dire : « cela valait le déplacement »

Des moments forts sont bienvenus et valorisent le déplacement.
C’est l’occasion de favoriser la convivialité et les rencontres.

Et pour les clients ?

Un message d’absence ou indiquant un accès limité aux emails permettra de faire mieux comprendre les délais de réponse. Ceci vaut aussi en interne. En tant que fournisseur ou manager, cela permet de se déculpabiliser. Répondre ne signifiera pas pour autant une disponibilité 24h sur 24 (voir aussi l’article Les risques du travail à distance : le technostress)

Alors que faire des temps d’attente pendant les voyages ?

Ce peut être l’occasion d’en profiter pour s’organiser, revoir sa liste d’action. Parfois même, laisser défiler ses pensées permettra de récolter des idées et de résoudre un problème. Un peu d’inaction peut favoriser la prise de recul et la créativité.

Pour aller plus loin, pourquoi ne pas transformer ces temps subis en temps de recueillement ? Avez-vous essayé les exercices de relaxation proposés par la plupart des compagnies aériennes ?

Dans votre organisation, vous pourrez prévoir des temps plus calmes et plus propices pour des conversations importantes. Le taxi n’est pas le moment d’annoncer des mauvaises nouvelles, rien de tel pour générer une impression de mépris (voir l’article Gérer une crise à distance)

Les déplacements peuvent également fournir des temps pour se former, sur un module en e-learning ou pour lire.

Et pour le manager qui reste et dont les collaborateurs voyagent ?

Ce style de management ne s’imposera pas aussi naturellement, puisque dans cette situation, en tant que manager, on ne voit pas forcément les contraintes du collaborateur à distance.

Il nous incombe en tant que manager de soutenir nos collaborateurs nomades pour les aider à dispatcher leurs tâches pendant leurs absences. Ceci passe par une optimisation des process et une répartition claire des rôles et responsabilités. Les objectifs et priorités doivent être rappelés. Et il faudra peut-être convaincre les résistants au changement qui restent de la nécessité de travailler sur des fichiers partagés aisément accessibles.

Aussi, il est non seulement important de former les managers, que les équipes dans leur globalité.

Impacts culturels

Autre aspect parfois négligé, la perception du travail nomade diffère selon les cultures.

Aux Etats-Unis, étant donné les distances, le travail nomade et le télétravail sont dans les mœurs depuis 20 ans et font partie de la culture des organisations. Il m’est arrivé de voir un client proposer une réunion Skype un dimanche et une consoeur formatrice américaine m’a raconté former le week-end des expatriés américains arrivant en Allemagne, ce qui posait problème à ses collègues allemands.

Il en va bien autrement dans certains pays. J’ai formé un public suisse à Bâle sur la suite Google, déployée dans un grand groupe pharmaceutique. Or Google, société américaine, fait la promotion de ses outils avec le slogan suivant : « Any time, anywhere, any device ». J’ai été fraîchement reçue lorsque je l’ai annoncé, à la demande de Google. Un ami, effectuant le même type de formation dans une autre multinationale, m’a fait un retour identique de la part de ses collaborateurs allemands. Ce phénomène semble lié au cloisonnement vie privée/vie professionnelle plus fort dans les pays germaniques.

En somme, le travail nomade mérite une prise en compte particulière par les managers et les collaborateurs. Des règles spécifiques s’imposent, avec plus de flexibilité. Bien sûr, ceci nécessite l’implication des ressources humaines, des décideurs et de l’organisation dans son ensemble. Le principal enjeu ici est l’articulation entre les responsabilités collectives et individuelles.

photo sous licence creative commons – auteur : celso

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