Management d’équipe à distance : comment créer un sentiment d’appartenance ?

King Arthur round tableDans une équipe par nature éclatée géographiquement et culturellement, comment amener les collaborateurs à s’identifier au groupe ? Comment développer une culture de l’équipe ?

A distance, il est difficile de faire groupe. Sylvie Chevrier l’a fort bien souligné dans son article Peut-on faire virtuellement équipe ? Ceci dit, quelques aménagements peuvent créer un sentiment d’appartenance.

Les rituels

La fréquence et la régularité des réunions d’équipe est cruciale. Ces repères jalonnent le quotidien de chacun et sont une occasion de se retrouver. Leur déroulement, suivant une structure donnée identique à chaque fois, fournit l’occasion de fédérer les membres de l’équipe. Le début de chaque réunion peut suivre un « cérémonial » avec une activité d’inclusion – discussion sur des thèmes informels (la météo locale, les hobbies) ou une activité ludique (des quizz, des devinettes sur des photos). A ce sujet, vous pouvez consulter l’article L’inclusion dans les équipes virtuelles. Entrez dans la danse et l’article La solitude du travailleur virtuel.

En mode projet, d’autres jalons peuvent être posés. Au début du projet, la réunion de lancement, à mi-chemin, un bilan des accomplissements et un plan des actions à venir, et en fin de projet, un debriefing des leçons à tirer et une célébration.

Si c’est une évidence pour certains, cela ne l’est pas pour tous. J’ai vu nombre d’entreprises omettre ces étapes, partir tête baissée sur un projet sans permettre aux acteurs de se rencontrer, puis se retrouver bloquées sur un projet parce que les personnes n’arrivaient pas à s’entendre. Un collègue consultant m’a même raconté qu’il avait été envoyé en Argentine dans ce type de situation, et que, en fin de compte, le fond du problème était que les membres de l’équipe projet ne se connaissaient pas. Comment s’attendre à ce que les acteurs d’un projet lui donnent priorité sur leurs attributions permanentes s’ils ne sont pas motivés par une cohésion autour de cette équipe provisoire ?

Il est beaucoup plus simple pour une équipe métier de fonder sa culture, puisqu’il existe déjà une culture métier. Ce phénomène était très palpable dans mon équipe « globale » de traducteurs, il y a quelques années de cela. Nous nous retrouvions autour de notre goût pour la traduction, nous partagions nos recherches terminologiques et nos tâtonnements vers la formulation idoine. J’ai plus récemment constaté cet état de fait auprès de mes clients, dans des équipes de commerciaux, de chercheurs ou d’ingénieurs. Tous se retrouvent autour d’un langage commun, ils partagent les mêmes références. Ceci peut être un point d’appui important, à renforcer pour dépasser la distance.

Les rassemblements en face à face lors de séminaires de teambuilding sont une occasion formidable de créer et de fortifier le sentiment d’appartenance. Des activités ludiques permettent de mieux se connaître de manière informelle. L’important est de bien consulter tous les intéressés pour choisir l’activité. J’ai vu des « offsites » (événement organisé en dehors de l’entreprise) dans lesquels des activités sportives avaient été organisées alors que certaines personnes étaient « allergiques » au sport.

J’ai noté une activité qui fédère partout dans le monde : la cuisine ! Des ateliers du chef parisiens aux repas préparés ensemble dans une maison louée dans la campagne irlandaise, tout le monde y trouve son compte. Ces événéments sont aussi l’occasion de se concerter sur la construction commune des bases de fonctionnement (voir aussi Les opportunités du travail en équipe virtuelle). Par la suite, les process formalisés ensemble serviront d’ancrage et construiront la culture de l’équipe.

Vers une meilleure connaissance des individus

Je reviens sur ce point évoqué avec les équipes projet et le team building, car construire du lien et de la confiance prend du temps et il faut ensuite les entretenir sur la durée. Il existe des moyens très simples à cet effet.

Par exemple, les média sociaux, même s’ils paraissent superficiels permettent de « suivre l’actualité » des uns et des autres, tel que le propose l’article Cultures et utilisation des média sociaux.

Le partage de quelques photos de voyage, du dernier petit, de la dernière voiture, d’une recette de cuisine peuvent aussi rapprocher les personnes et créer se sentiment d’appartenir à un groupe.

Un trombinoscope permet de mettre un visage sur une adresse email. Dans une société de jeux vidéos, une ancienne collègue m’a raconté que chaque employé avait un avatar, qu’il utilisait pour des vidéoconférences effectuées dans l’environnement d’un jeu.

La symbolique

Toute culture a ses héros. Pourquoi pas une équipe professionnelle ? Dans son ouvrage Virtual Leadership, Secrets from the round table for the multi-site manager, Jaclyn Kostner propose de réunir une équipe virtuelle autour du roi Arthur (le manager), et d’assimiler les membres de l’équipe aux chevaliers de la table ronde.

Ainsi, pourquoi ne pas donner un nom ou une mascotte à l’équipe ? Cette approche venue des Etats-Unis n’est pas toujours importable telle quelle, car souvent très imprégnée d’une culture d’entreprise parfois perçue comme moraliste, par exemple en France ou en Allemagne. Tout se situe en fait dans l’appropriation. Si ce symbole est choisi et non imposé, il pourra fonctionner. Dans une entreprise où je suis intervenue auprès d’une équipe globale, un concours d’affiches par équipe avait été lancé. Des idées très créatives sont ressorties et le travail préparatoire a été l’occasion pour les collaborateurs d’échanger de se découvrir autrement.

Pour revenir à l’ouvrage de Jaclyn Kostner, chaque membre de l’équipe (chevalier) reçoit une bague. Certaines entreprises font de même avec les fameux goodies américains, mais il est possible de davantage les personnaliser.

Comme il n’existe pas d’espace physique « réel » dans lequel les équipes à distance pourraient se réunir, il est nécessaire d’utiliser un signe tangible, de créer une unité, un signe d’identification. Dans les Secrets from the round table, le manager organise des joutes entre les chevaliers pour trouver des solutions à des problèmes spécifiques. J’ajouterai qu’une base de données/un forum des problèmes rencontrés et des solutions trouvées peut ensuite être utilisé, et rendra service à tous. C’est une forme de social learning qui renforce la solidarité.

Sans nécessairement aller jusqu’à la salle de réunion dans un jeu vidéo, il est possible de créer un espace en ligne : Jaclyn Kostner parle de « télé-table ronde », pour la circularité de la communication et de la transmission d’informations. Sans aller si loin, cet espace peut être symbolisé par une page sur l’Intranet de l’entreprise ou un blog, avec un logo, des images, etc. Il est également possible d’imaginer un placement fixe dans les réunions et d’en envoyer le graphique, pour permettre à chacun de repérer les voix, s’il n’a pas la vidéo. Ceci permettra également de respecter le « tour de table » pour la prise de parole.

Il est aussi possible de se réunir autour d’une histoire commune : fondation de l’équipe, faits marquants, difficultés traversées, réussites peuvent être racontées et célébrées.

Bien sûr, tous ces éléments supposent une même vision du futur : des objectifs clairement définis ensemble et acceptés par tous, comme précisé à l’article Les opportunités du travail à distance.

En somme, si rien ne remplace les rencontres physiques régulières pour faire équipe, il est possible de créer la cohésion lors de rencontres en un même lieu, puis d’entretenir cet « esprit d’équipe » par toute une palette d’outils personnels, créés, testés et ajustés par les membres de l’équipe elle-même. Ceci nécessite un certain investissement en temps, mais le retour n’en vaut-il pas la peine ?

photo sous licence creative commons – auteur : David Spender

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