Les opportunités du travail en équipe virtuelle

Qualité de vie au travail

Nous évoquons souvent les défis du travail à distance, mais qu’en est-il de ses avantages ? Dans quelles conditions peuvent-ils prévaloir ? Petite mise en bouche pour une rentrée virtuelle pleine d’entrain.

Afin de satisfaire les attentes, nous avons évoqué dans d’autres articles des pistes de solution face aux freins du travail à distance. Parmi ces pistes, le principal levier de l’engagement est la motivation. C’est la raison pour laquelle j’ai souhaité aborder aujourd’hui la question sous un éclairage positif, afin de vous remotiver si besoin est, au retour de vos vacances.

Moins de déplacements

On l’oublie souvent, tant cela est inhérent aux équipes virtuelles. Certaines ne voyagent quasiment jamais et ont été organisées à cette fin, pour des raisons budgétaires. Si vous ne disposiez pas des moyens technologiques pour travailler à distance, vous seriez obligés de vous déplacer bien plus souvent pour vous réunir avec vos collaborateurs virtuels. Outre l’aspect financier proprement dit, le gain de temps et d’énergie est significatif. En effet, vous vous dispersez moins avec les temps de transports, préparatifs des voyages, vous vous épargnez de la fatigue – et celle du décalage horaire n’est pas des moindres – et vous vous garantissez un meilleur équilibre vie professionnelle-vie privée (Work Life Balance).

Plus d’autonomie

En équipe à distance, très souvent votre responsable n’est pas joignable sur tout votre temps de travail, s’il est en déplacement ou s’il vit sur un autre fuseau horaire. Et pourtant, vous ne pouvez pas toujours attendre son aval, car vous risquez de compromettre un délai de livraison. C’est une formidable occasion de prendre des initiatives. Pour les managers, vous serez donc plus amenés à déléguer. Bien sûr, il est nécessaire de prévoir en amont sur quel type de décision les collaborateurs peuvent être proactifs. Par ailleurs, si ce comportement semble naturel et attendu aux Etats-Unis, par exemple, il n’est pas forcément accepté dans une administration ou en Chine. La sensibilisation à ces différentes perceptions et la formation revêtent alors toute leur importance.

Un travail en continu

Si votre équipe est située sur plusieurs fuseaux horaires, elle peut échelonner le travail de manière à produire en permanence. Le travail commencé à Pékin peut continuer à Paris puis à Vancouver. Ceci permet à votre entreprise de raccourcir ses délais et d’être réactive à tout moment, sans pour autant solliciter à toute heure les mêmes personnes. Ce mode de fonctionnement, en relai, renforce la cohésion et la solidarité entre les différentes zones géographiques au sein d’un département.

Pour que ces avantages ressortent, certaines conditions doivent être remplies.

Des rouages bien huilés

L’équipe virtuelle repose sur des membres stimulants, organisés, polyvalents. Elle ne peut fonctionner sans un climat collaboratif, dans lequel les membres se font confiance et s’entraident.

L’information au coeur

Les informations doivent être partagées en temps réel et avec tous. Les ambiguïtés doivent être réduites par un style de communication simple et direct.

Des consignes explicites
Les tâches attendues doivent être spécifiées clairement et leur compréhension vérifiée au moment où elles sont confiées.

La co-construction au sein de l’équipe est fondamentale.

Elle s’appuie sur :

La variété des influences
Une équipe virtuelle est souvent créée pour réunir des talents différents, où qu’ils se trouvent. Dans une telle équipe, une même expérience est vécue avec différents regards. Les révéler permet d’apporter des solutions innovantes. Le manager à distance peut capitaliser sur cette diversité en étant à l’écoute des propositions de ses collaborateurs. En outre, cette mise en lumière des divergences valorise les contributions individuelles et aboutit à un résultat collectif plus riche.

L’utilisation de technologies appropriées
Il est nécessaire de bien choisir les canaux de communication (email, téléphone, réunion, entretien…), en fonction du contexte et en fonction des préférences de chacun. Ceci suppose que les membres de l’équipe en aient convenu ensemble.

Des objectifs et processus clarifiés, partagés et formalisés
Il importe de définir ensemble les rôles et responsabilités de chacun, à quel maillon de la chaîne, en formalisant un workflow*. De manière générale, les différentes règles au sein de l’équipe gagnent à être formalisées.

En définitive, si à première vue le travail en équipe virtuelle peut être perçu comme plus difficile, il fournit l’occasion de revisiter la collaboration dans une équipe. L’optimisation des performances passe par une plus grande valorisation des contributions individuelles et collectives, ce qui implique un management plus participatif. Bonne cyber-rentrée !

*workflow : représentation d’une suite de tâches ou opérations effectuées par un groupe de personnes. Le terme flow (flux) renvoie au passage du produit, du document, de l’information, etc., d’une étape à l’autre.

photo sous licence creative commons – auteur : eriatarka31

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