Réussir vos réunions à distance : mémo

Virtual meetingQui n’a jamais pesté contre ses réunions virtuelles ? Peut-être vous-êtes vous dit : « C’est du temps perdu », « J’ai décroché au bout de 5 minutes », « Je n’ai rien retenu », « C’est frustrant, je n’ai pas pu intervenir » ? Pourtant, il existe des moyens très simples d’optimiser vos réunions à distance.

Les réunions à distance peuvent prendre plusieurs formes :

  • audioconférence (par téléphone exclusivement)
  • webconférence (par téléphone à partir de votre combiné ou par VoIP, c’est-à-dire à partir de votre ordinateur, avec possibilité de visionner un document)
  • vidéoconférence ou visioconférence (les participants peuvent se voir)
  • téléprésence (requiert des salles de réunion spécialement équipées, véritables studios, simulation de réunion présentielle tant la vidéo est de haute qualité)

Outil le plus utilisé, la webconférence tend à remplacer l’audioconférence. La vidéo est encore peu utilisée pour plus de deux personnes. Elle suppose une bande passante et un débit à la hauteur. Quant à la téléprésence, elle est à l’heure actuelle plutôt réservée aux comités de direction et réunions stratégiques.

Je ne développerai pas ici le volet technonologique de la webconférence. Pour les non-initiés, sachez qu’il existe des logiciels prévus à cet effet tels que Webex, Adobe Connect, GoToMeeting, etc. Vous pouvez les installer en quelques clics et les utiliser sans manuel technique.

Comme pour toute réunion, il existe des règles de base à respecter pour garantir l’efficacité de la discussion, mais le degré d’exigence est bien plus élevé.

Règles à destination de l’organisateur :

Avant

  • préparer l’ordre du jour et le contenu, en minutant les interventions/thématiques
  • mettre le fichier de travail ou la présentation Powerpoint à discuter en pièce jointe dans l’invitation
  • envoyer votre invitation. Vérifiez bien les destinataires, pour n’oublier personne.
  • désigner des rôles et informer les personnes concernées : animateur-facilitateur (conduit la réunion), gardien du temps, scribe

Pendant

  • établir des tours de parole sans interruption
  • vous avez la possibilité d’enregistrer la webconférence. Demandez aux participants s’ils sont d’accord.
  • vérifier que tout le monde s’est exprimé

Après

  • compte-rendu : rédigé par le scribe, chargé de l’envoyer aux participants et aux absents éventuels. Si la réunion a été enregistrée, c’est le moment de fournir le lien vers l’enregistrement.
  • suivi : effectué par l’organisateur

Pour les participants :

  • lire le fichier joint à l’invitation
  • préparer son intervention

Règles spécifiques à la réunion virtuelle

Pour l’organisateur :

Avant

  • Règle 1a : vérifier que tout les participants savent utiliser l’outil de webconférence et ont une bande passante/un débit suffisants, tester avec eux si nécessaire
  • Règle 1b : penser aux fuseaux horaires avant choisir de choisir l’heure de la réunion. Ajoutez-les dans votre calendrier et vérifiez que vous ne demandez pas à quelqu’un de se connecter à 2 h du matin. Si vous y êtes obligés pour réunir toute votre équipe, il existe des techniques pour rendre la chose moins pénible.
  • Règle 2 : interdire de participer d’une voiture (même en kit main libre) ou dans un environnement bruyant. En général, c’est exaspérant et contreproductif. J’ai eu un collègue américain qui rejoignait une réunion téléphonique hebdomadaire le matin en allant au travail. Il donnait l’impression d’appeler des abysses avec un masque de plongée sous-marine et était difficilement audible.

Juste avant :

  • Règle 3 : mettre sous silencieux son téléphone portable
  • Règle 4 : fermer ses messageries électronique et instantanée. Ceci vaut également pour les participants.

Pendant

  • Règle 5 : prévoir un temps informel au début : quelle heure il est ? quel temps il fait chez vous ? Commentez le dernier match de foot si c’est un centre d’intérêt que vous partagez avec un collaborateur distant
  • Règle 6 : tenir compte des fuseaux horaires : les participants n’auront pas la même énergie s’ils participent le matin ou le soir
  • Règle 7 : réaliser des présentations très visuelles pour maintenir l’attention et compenser l’absence de contact non verbal
  • Règle 8 : s’annoncer par son prénom avant de parler, en rappelant d’où on appelle si les participants ne se connaissent pas tous
  • Règle 9 : éviter de poser des questions à la cantonade : personne ne répond ou tout le monde répond en même temps. Favoriser les quizz ou sondages
  • Règle 10 : ne pas dépasser 5 minutes de monologue (c’est la durée de concentration maximale à distance)
  • Règle 11 : mettre les participants sous silencieux le temps de la présentation s’il y en a une
  • Règle 12 : multiplier les interactions : utilisez un tableau blanc interactif, la messagerie instantanée, voire des fichiers partagés sur lesquels chacun peut agir en simultané
  • Règle 13 : si quelqu’un ne répond pas, peut-être est-il sous silencieux, il vaut mieux le lui demander car il se peut qu’il ait oublié et de son côté il se dira sans doute : « Mais vous m’entendez ?! Ils ne m’écoutent pas, ces !@&!!?@?& (censuré) ». Il est possible de vérifier qu’une personne est sous silencieux dans les logiciels de webconférence
  • Règle 14 : attendre par politesse que tout le monde ait raccroché avant de le faire soi-même. Si vous n’y prêtez pas attention, vous risquez de raccrocher au nez des participants.

Après

  • Règle 15 : remercier, demander des retours et impressions

Pour les participants :

  • Règle 16 : lorsque vous prenez la parole, annoncez votre nom, voire le lieu d’où vous appelez
  • Règle 17 : ne pas hésiter pas à faire répéter si vous n’avez pas compris

Dans cet environnement, souvent composé d’équipes internationales, s’ajoute la question de la langue, l’anglais étant majoritairement la langue véhiculaire. J’ai évoqué cette thématique dans l’article L’anglais, langue véhiculaire des équipes virtuelles. English or Globish? C’est la configuration la plus difficile pour comprendre et s’exprimer dans une langue étrangère.

Pour corser, ces réunions sont souvent hybrides :

Dans ce cas, une partie des participants est réunie en présentiel dans une même salle, tandis que d’autres personnes se trouvent à distance, seules, souvent à leur poste, devant leur ordinateur.

  • Règle 18 : La vigilance est alors de mise : c’est souvent la majorité des participants, en présentiel, « qui l’emporte ». Il faut donc veiller à ne pas oublier les participants à distance et penser à leur donner du temps pour intervenir, si possible au début de la réunion pour les mettre en avant.

Pour remédier à ce risque, chez hp il a été décidé que pour les réunions à distance, chacun resterait à son poste pour être sur un pied d’égalité. Ceci dit, il existe un plus grand risque que les participants se livrent à plusieurs tâches en même temps et n’écoutent que distraitement…voire n’écoutent plus du tout.

Enfin, les réunions virtuelles sont majoritairement multiculturelles

  • Règle 19 : Il est très délicat d’animer de telles réunions, en particulier avec l’Asie. Les tours de parole y sont encore plus importants. Pour vos interlocuteur asiatiques, interrompre est irrévérencieux et vous ne vous en rendrez pas forcément compte, puisque vous ne verrez pas les réactions des participants. Aussi, dans ce contexte, veillez à bien laisser le temps à chacun de s’exprimer à tour de rôle sans coupure.
  • Règle 20 : Comment interpréter le silence ? Est-ce seulement un problème technique ? Il se peut que la personne interrogée réfléchisse parce que dans sa culture elle est habituée à prendre ce temps de réflexion. Là encore, il est impossible de le voir à son regard ou ses gestes. Il se peut également qu’elle n’ait pas compris et pas osé faire répéter de peur de perdre la face. Assurez-vous de la compréhension en posant des questions ouvertes.

En définitive, ce sont des règles très simples, il suffit avant tout de s’en souvenir. Cet article vous servira-t-il, peut-être, de check-list ? Si c’est votre souhait, vous pouvez le télécharger ici.

photo sous licence creative commons – auteur : carmandrew

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