Les règles d’or de l’audioconférence

Vieux téléphoneRéunions et conférences téléphoniques font désormais partie du décor des entreprises, qu’elles soient ou non consommatrices de hautes technologies. Or pourtant, elles sont encore peu efficaces. Choisir l’outil approprié, le maîtriser, et surtout, connaître les bonnes pratiques, sont des éléments essentiels, trop souvent sous-estimés. Reprenons quelques pistes ou rappels à l’usage des utilisateurs.

On parle beaucoup de téléconférence, mais ce terme recouvre diverses réalités, comme je l’ai expliqué dans mon article Réussir vos réunions à distance : mémo. Le présent billet de cette semaine explore le plus répandu : l’audioconférence ou réunion téléphonique.

Bien que très répandu, ce mode de réunion entraîne souvent des perturbations. Vous vous retrouverez peut-être dans l’amusante vidéo A Conference Call in Real Life, transmise par l’une des lectrices assidues de ce blog, que je remercie au passage.

Pour prévenir ces désagréments, il importe de bien choisir son outil, en fonction de l’usage que l’on souhaite en faire, des conditions techniques requises, des compétences à disposition, sans oublier d’appliquer les bonnes pratiques qui s’imposent.

Quel outil ?

Il existe de nombreux outils d’audioconférence. Ce blog n’a pas pour objet de faire la promotion de services particuliers, tellement ils sont nombreux, mais de proposer quelques indications pour bien choisir.

    • La recommandation première serait d’effectuer des tests avant de choisir.
    • Ensuite, je serais tentée de dire que les versions gratuites sont souvent moins fiables. Si un service est payant pour l’organisateur, en général sur abonnement, cela ne signifie pas pour autant que les communications le seront.
    • Attention : les plateformes de réunion téléphoniques sont principalement prévues pour un nombre de participants limité, au-delà duquel la qualité sonore n’est plus garantie.
    • Aussi est-il nécessaire de distinguer la réunion téléphonique de la conférence téléphonique. Le terme générique d’audioconférence est à l’origine de l’amalgame. Dans le second cas, il y aura plus de participants, et plus de visibilité au sens commercial. Un outil de qualité professionnelle s’impose alors et vaut bien un petit investissement.

Ces différents éléments nous amènent ainsi à nous poser la question suivante :

Pour quoi faire ?

Plutôt que de partir bille en tête, avant de choisir sa plateforme, il importe donc de se demander :

  • Quel usage souhaité-je en faire ? Pour des réunions ou des conférences ? Pour des formations ?
  • Pour combien de personnes minimum et maximum ? J’ai mentionné la capacité maximale, mais inversement, il n’est peut-être pas nécessaire d’investir pour faire des réunions à trois. Le bon vieux mode Conférence de votre téléphone suffira.
  • Ai-je l’intention d’en faire un usage formel, pour présenter la publication d’un ouvrage, ou informel, pour les réunions de mon association ?

Votre choix sera alors orienté de lui-même par la réponse à ces questions.

Conditions techniques

Il est vivement recommandé d’utiliser une ligne fixe car le portable et Skype sont trop aléatoires. Si vous souhaitez rejoindre la réunion par Skype pour des raisons de coût, utilisez un câble réseau. La wi-fi est plus instable. Certes, ces deux dernières options sont pratiques, mais risquées pour soi et dérangeantes pour les autres. Que faire des propos d’un robocop ? Quoi de plus irritant pour les autres que d’assister à un dialogue inaudible entre deux participants ?

Pour éviter les bruits de fond ou vous sentir à un moment donné exclu de la conversation, vérifiez avant d’appeler que vous maîtrisez les manipulations pour activer/désactiver le mode Silencieux (Mute).

Compétences pré-requises

Comme pour toute réunion, il est nécessaire de faire appel à une certaine organisation, de faire preuve d’écoute et de savoir faciliter efficacement pour donner la parole à chacun.

Les réunions internationales à distance ayant lieu en anglais, il va sans dire que de fortes compétences linguistiques sont indispensables. Ce sujet a déjà été abordé dans le billet Participer activement à une réunion à distance en anglais. La réunion téléphonique est ce qu’il y a de plus difficile lorsqu’elle a lieu dans une autre langue que la sienne, car sa particularité est de ne fournir aucun indice non verbal, si ce n’est la voix (timbre, ton, volume, débit).

Bonnes pratiques

J’ai également listé un certain nombre d’entre elles dans l’article Réussir vos réunions à distance : mémo. Je me concentrerai ici sur les points propres à l’usage du téléphone.

    • Si vous avez besoin de garder votre ordinateur allumé, par exemple pour lire des notes, pensez à désactiver le son
    • Choisissez un environnement silencieux : si vous participez à une réunion de chez vous, enfermez le chien dehors, couchez votre bébé, rangez vos casseroles avant. Ces évidences apparentes relèvent pourtant du vécu.
    • Il est fortement déconseillé d’utiliser un téléphone sur lequel vous êtes susceptible de recevoir des appels. Il vaut mieux à la rigueur basculer les appels entrants sur sa messagerie. Si vous ne connaissez pas cette fonction, vous la trouverez dans le manuel d’utilisation de votre téléphone, traduit avec soin par des professionnels zélés (sic).
    • Evitez de faire plusieurs choses en même temps. Il est vrai que cela est particulièrement tentant, puisque personne ne vous voit ni ne vous entend (à condition que vous soyez sous silencieux bien sûr).

Finalement, à quoi cela sert-il si l’on n’en retient rien ? Autant se concentrer complètement sur autre chose que de perdre son temps. De plus, il y a des moments particulièrement inopportuns.

Ainsi, je me rappelle d’un collègue qui, lors d’un déplacement, s’était mis en retrait de l’équipe pour « écouter » une conférence téléphonique, alors que nous marchions vers la gare en débriefant une visite chez un cient.

Dans ce genre de situation, il est préférable d’écouter ultérieurement l’enregistrement, ou à défaut, de lire le compte-rendu pour être en mesure de poser des questions, voire de faire des propositions. Si vous ne pouvez pas assister à une réunion importante, pourquoi ne pas « envoyer » un collaborateur à votre place ?

  • Lorsque vous activez le son dans l’intention de parler, évitez de faire du bruit, comme de saisir des notes sur un clavier, à moins de le préciser à votre/vos interlocuteur(s) si vous êtes à 2 ou 3 (maximum) en réunion informelle

Pour finir, si ce type de réunion à distance semble le plus utilisé pour son côté pratique, il reste limité. Il est bien plus confortable et efficace d’utiliser des outils encore simples, mais tellement plus complets : les plateformes de webconférence. En effet, celles-ci permettent de compenser davantage l’absence de langage non verbal et de visionner à plusieurs un même fichier. Je développerai ce sujet dans un prochain article.

photo sous licence creative commons – auteur : plenty

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