Connaissez-vous vraiment la vidéoconférence ?

Videoconference facesLa vidéoconférence est très prisée, mais elle recouvre des réalités très diverses. D’ailleurs, la vidéo en réunion virtuelle n’est-elle pas parfois un gadget ? Quelle place lui donner et comment ? Retour sur cet outil et ses conditions d’utilisation, pour des résultats satisfaisants.

Typologie

Réunion vidéo en « tête à tête »
Il s’agit de la forme la plus répandue, pour sa simplicité d’utilisation.
Elle fait souvent partie d’un logiciel de messagerie instantanée, tel que Skype, Lync et Communicator, pour les plus répandus. Pour en savoir plus sur ces outils, vous pouvez vous reporter à l’article La messagerie instantanée au travail : pour ou contre ?

Couplée avec la webconférence
La vidéo est souvent intégrée dans les plateformes de webconférence (Webex, LiveMeeting, GoToMeeting, Google Hangout, etc.), mais elle y est assez peu utilisée. L’article Utilisez-vous la webconférence ? De manière optimale ? développe ce type de réunion.

Réunions dans une salle équipée
Elles requièrent un matériel vidéo spécial et un écran dédié.
Le summum de ce type de conférence est la téléprésence, qui donne l’impression d’une véritable salle de réunion. Ceci dit, ce dispositif est très coûteux. Il est souvent réservé aux réunions stratégiques, par exemple celles du Comité de direction, ou à des négociations en vue d’alliances internationales au sein de grands groupes.

La vidéoconférence « événementielle »
Elle est réservée aux annonces importantes faites à l’ensemble de l’entreprise. Il peut s’agir par exemple d’un rachat d’entreprise, ou de la diffusion des chiffres de l’année, en vue de motiver les troupes. Les informations y sont donc descendantes. Elle n’affiche que le présentateur, sauf peut-être pendant des séquences de questions-réponses. J’ai souvent entendu l’expression de « grand messe » pour ce type d’événement.

Les plus

La vidéoconférence offre de multiples avantages par rapport à l’audioconférence et la webconférence :

  • une plus grande interaction, grâce au contact visuel
  • une meilleure connaissance des participants : il est possible de mettre un visage sur une voix
  • une gestion des tours de parole facilitée, puisque l’on peut voir quelqu’un lever la main
  • la gestuelle et le langage non verbal dans son ensemble sont perceptibles
  • il existe un plus grand sentiment de proximité, grâce au visage mais aussi à l’environnement derrière soi, qui est visible
  • il est facile de lire ses notes à l’écran, tout en gardant le contact visuel avec les autres participants. Il faudra toutefois veiller à ne pas les partager. J’en profite pour glisser une note aux formateurs : n’utilisez pas le mode Présentateur de Powerpoint, qui affiche vos anti-sèches dans la zone Commentaires (sic), lorsque vous partagez Powerpoint. Employez plutôt le mode Diaporama. Vous pouvez garder sur votre écran quelques notes dans une autre application que vous ne partagerez pas.

Les limites

Contrairement aux attentes, l’expression du regard est le plus souvent difficile à percevoir, sauf avec la téléprésence. Ceci demande effectivement une très grande qualité d’affichage.

Le plus souvent, la qualité visuelle est assez médiocre, considérée comme « mieux que rien ».
Mais attention, vous pouvez « ruiner » une réunion si vous n’avez pas assez de bande passante (débit maximal possible) Si vous vous focalisez sur ces problèmes techniques, vous perdrez un temps précieux. Qui n’a pas vécu 5 minutes de « Tu me vois ? Moi je te vois » avec agacement ? Dans ce contexte, la vidéo n’apporte rien et il s’agit juste d’un gadget. D’ailleurs, de manière générale, au bout d’un certain temps dans ces conditions, beaucoup d’utilisateurs la délaissent. Le bon réflexe est de l’abandonner, même en cours de réunion, dès que le son devient entrecoupé.

Dans une réunion avec de nombreux participants dans une même salle, il est difficile d’avoir tout le monde dans le champ de vision.
Il est donc recommandé de réserver la vidéoconférence aux petits groupes, voire aux tête-à-tête, moins gourmands en bande passante – à l’exception des vidéoconférences événementielles. Au cours des tête-à-tête, la proximité entre manager et collaborateur est très importante.

Autre écueil : le narcissisme
La projection vidéo de son visage sur son écran d’ordinateur peut donner tendance à se regarder, même lorsque les autres parlent. N’avez-vous jamais fait cela ? Un miroir face à vous tout au long d’une réunion peut déconcentrer.
Ceci dit, il est souvent possible de déplacer votre image en bas de l’écran. Sinon, efforcez-vous de vous focaliser sur vos collaborateurs.
A plus de quatre participants, certains outils n’affichent que la personne en train de parler lorsque chacun est devant un ordinateur différent.

Les résistances

  • Certains collaborateurs ont peur d’être espionnés. Il est vrai que lorsqu’une personne fait autre chose, cela se voit tout de suite à son regard.
  • D’autres craignent de ne pas paraître à leur avantage. Une cliente manager en France m’a raconté qu’une de ses collaboratrices en « home office » (télétravail) au Mexique ne voulait pas utiliser la vidéo si elle n’avait pas eu le temps de se maquiller…
  • Les pré-requis techniques

    • Au risque de se répéter, une bande passante suffisante
    • Une caméra de qualité et bien orientée
    • Un éclairage suffisant pour visualiser les visages

    Trucs et astuces

    • Attention au décor si vous êtes en télétravail : le linge qui sèche derrière vous ne fait pas très professionnel. Vous pouvez « scénariser » votre vidéo, avec, par exemple, une bibliothèque en arrière-plan. D’anciens collègues sont allés jusqu’à simuler un bureau derrière eux alors qu’ils étaient en Espagne avec vue sur la mer. Cependant, le manager a compris la plaisanterie, car c’était à l’occasion d’un séminaire de cohésion d’équipe.
    • Evitez le contrejour, visionner votre ombre ne sera pas d’une grande utilité pour votre/vos interlocuteur(s)
    • A l’inverse de narcisse, certains oublient de vérifier l’image qu’ils projettent :
      en début de réunion, vérifiez votre image et si nécessaire :
      ajustez la hauteur de votre chaise, que vos interlocuteurs voient plus que votre front. D’autre part, si la caméra est beaucoup plus haute que vous, vos interlocuteurs auront l’impression que vous baissez le regard
      rapprochez-vous de l’écran. Un zoom sur votre visage permettra de mieux voir vos expressions
    • Sans oublier les bonnes pratiques liées à tout type de réunion à distance, évoquées à l’article Réussir vos réunions à distance : mémo.

    En somme, pour pleinement profiter des avantages de la vidéoconférence comme de ceux des autres outils de communication à distance, il importe de vérifier les conditions matérielles et techniques et d’être attentifs à l’image que l’on renvoie. Bien sûr, reste à ne pas oublier l’objectif de votre réunion.

    photo sous licence creative commons – auteur : Jennifer Morrow

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